David Larlet : artisan, contributeur et citoyen.


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★ Getting Things Done (GTD) ou l'art d'être efficace

Même en se levant tôt, notre efficacité dépend essentiellement de notre faculté à bien gérer notre temps. Ceci est une introduction à la méthode Getting Things Done souvent abrégée en GTD qui fait l'objet du livre très connu outre-atlantique de David Allen. Elle sera suivie de quelques conseils pour les plus geeks d'entre vous car autant l'annoncer tout de suite : Internet est à l'origine d'une perte de temps phénoménale qu'il est bon de maîtriser si l'on souhaite accéder au niveau d'alphageek.

Introduction

Je n'ai pas lu le livre en question donc corrigez moi si vous êtes fan. Voici un résumé de la méthode telle que je l'ai comprise :

Il s'agit de collecter toutes les choses que vous avez à faire ou que vous prévoyez de faire puis de les analyser afin de savoir comment est ce que vous allez les organiser. Typiquement, il vous faudra les ranger en projets et déterminer s'ils ont une contrainte temporelle ou pas puis leur assigner un état : action suivante, en attente, incertain ou les supprimer. Inutile d'arriver jusqu'ici si ce n'est pas pour consulter régulièrement ces listes afin d'effectuer les actions suivantes et les évènements temporels. Quoi qu'il en soit, agissez !

C'est donc une méthode basée sur la décomposition des tâches à effectuer en actions élementaires simple et rapides à réaliser. Chaque action en haut de la pile est notée comme étant l'action suivante à achever le plus rapidement possible. Les actions peuvent selon les cas être regroupées par projets, par localisation et/ou par créneaux horaires. Elles peuvent aussi être supprimées ou déléguées.

Il est nécessaire de consulter fréquemment ces listes pour toujours connaître l'action suivante et ajouter des tâches si celles-ci sont nécessaires. L'objectif est de ne pas être distrait lors de la réalisation d'une action par une réflexion au sujet d'une autre tâche. Vous faites presque mécaniquement l'action suivante et d'actions suivantes en actions suivantes vous avancez rapidemment. Cette méthode vous pousse à l'action !

L'exemple le plus caractéristique est celui du mail. Si vous pensez que répondre à un mail ne vous prendra pas plus de 2 minutes : faites-le immédiatement.

Après si vous voulez consulter des notes complètes au sujet de la méthode de l'ouvrage, celles de minezone sont assez bien agencées, une introduction est disponible sur le site de référence 43folders dont le wiki est une vraie mine.

D'ailleurs, 43 folders fait référence aux 43 dossiers que préconise de créer David Allen qui correspondent aux 12 mois de l'année et aux 31 jours du mois. Chaque action est stockée dans le dossier correspondant à sa date d'exécution (dans le cas où elle est temporelle) ce qui permet de s'en rappeler en consultant ces dossiers quotidiennement.

Applications et outils

Comment mettre en application ces conseils et quels sont les outils à notre disposition ? Tout dépend de vos habitudes de travail et des ressources dont vous disposez. Deux écoles ici : à l'ancienne avec un callepin ou moderne en numérisant vos données.

Papier

C'est la moins coûteuse à mettre en application, il suffit d'un carnet, voire de simples feuilles de papier pour y écrire ses todo-lists et classer ses différents objectifs. C'est celle que j'ai adoptée car j'ai commencé durant mon stage et je devais alors passer plus de deux heures dans le métro par jour. Elle présente l'avantage de vous suivre partout sans avoir à synchroniser vos données avec votre ordinateur ou une application en ligne (si vous avez un PDA par exemple). Un autre avantage est celui de pouvoir répartir les feuillets devant soi pour avoir une vision d'ensemble.

Numérique

En revanche, l'intérêt d'une numérisation est la possibilité de faire une recherche dans les tâches (par catégorie/date/ce que vous voulez) et de pouvoir facilement faire un copier/coller d'une liste ou d'un fragment de liste vers une autre.

Certains se servent des fameux 43 dossiers en utilisant des répertoires de leur ordinateur, d'autres ont développé des outils en ligne de commande (il existe même une version en python), certains utilisent un TiddlyWiki assez facilement (c'est quoi un TiddlyWiki ?). Il existe par exemple TiddlyPo fait par un français, mais aussi GTDTiddlyWiki et GTDTiddlyWiki Plus (je renvoie sur le wiki de 43folders car le site à l'air mal en point pour l'instant).

Il y a aussi la solution application web 2.0 et là il y en a pour tous les goûts, de la simpliste tada-list au plus complet remember the milk mais aucune ne m'a donné pleinement satisfaction pour l'instant (j'attend beaucoup du prochain service de GMLI en fait car je sais que Guillaume va nous concocter quelquechose de bien :-)).

Enfin celle qui me semble la plus intéressante pour le moment (même si c'est pas celle qui vient naturellement à l'esprit) est le détournement d'un compte de messagerie électronique. Certains donnent la solution pour GMail ou via le client Thunderbird. Les deux sont facilement réalisables, dans le cas où c'est Thunderbird il vaut mieux avoir un compte en IMAP pour pouvoir accéder à vos modifications de n'importe quel poste.

Conseils pour geeks

Les principales distractions du geek sont (pas forcément dans l'ordre) :

  • Passer son temps à surfer : bon jusque là c'est normal, on surfe tous, par contre ajouter 10 onglets pour chaque site visité quand on en a déjà une centaine d'ouverts c'est le meilleur moyen de perdre son temps exponentiellement (et oui car en plus vous avez installé Session Saver pour être sûr de les retrouver plus tard...) donc limitez votre navigation aux sujets qui vous intéressent vraiment et ne suivez pas tous les liens en commentaires.
  • Passer son temps à mouler sur IRC : là bien obligé de prendre des mesures radicales car c'est vraiment chronophage. Soit vous ne l'ouvrez qu'à certains moments de la journée, soit vous l'extériorisez par exemple sur un portable auquel vous pouvez accéder assez simplement style avec un x2x à intervalles réguliers (mais espacés !). Je préconise la même approche pour tout ce qui est IM. Vous planifiez ainsi certains créneaux horaires qui seront aussi consacrés à :
  • Passer son temps à lire son aggrégateur : un opml ça grossit forcément et du coup quand avant 20 minutes par jour suffisaient il vous faut maintenant 2 heures matin et soir. Vous pouvez supprimer des fils ou vous interdire de suivre les liens (ça vous permet de supprimer les fils incomplets). Virez tous les sites d'information trop généralistes, lorsqu'une information pertinente passe dessus, elle est reprise sur d'autres blogs. Ne soyez pas trop friands des digg-like, au départ ces sites sont fait pour vous épargner du temps mais ils en font perdre au final (à part ceux qui sont vraiment spécialisés).
  • Passer son temps à lire/répondre à ses mails : c'est inévitable. Autant on peut vivre sans aggrégateur ou sans IRC, autant sans mail ça devient problématique. Encore ici pour éviter de regarder frénétiquement sa messagerie, il est intéressant d'externaliser et/ou d'instaurer des créneaux. Le traitement se fait rapidement en classant les mails à réponse directe (cliquer sur Répondre pour ne pas oublier) et les mails qui méritent réflexion (personnellement je leur met un drapeau). Je me suis aussi inscrit à toutes les listes via un compte GMail que je consulte uniquement quand j'ai le temps.

Lire aussi l'article en anglais sur lifehack à ce sujet qui m'a fait sourire, surtout le « optional » à la fin qui est on ne peut plus vrai ;-).

Ressources en français

Comme vous avez pu le remarquer, la plupart des liens sont en anglais car il existe très peu de ressources en français. Quelques liens pour continuer :

Voila, j'espère que cette introduction vous permettra de gagner un peu de votre précieux temps et j'attend impatiemment que cette resource francophone se forme. Hum il y a un truc que j'ai oublié de mentionner pour faire gagner du temps aux geeks : arrêtez de bloguer !

[edit du 3/08] : Bonus ! Vous combinez mes deux derniers posts (celui-ci et celui sur Freemind) et vous pouvez utiliser le template réalisé par YekSoon. Du coup ça répond aussi à la question d'Enro en commentaire ;-).

[edit du 12/08] : Re-bonus (décidemment !) si vous appréciez Django, David Avraamides a réalisé une application permettant de combiner Django et GTD.

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Commentaires

NiCoS le 22/07/2006 :

Sympa et bien dit que tout cela... reste plus qu'à appliquer maintenant ;-)

Enro le 23/07/2006 :

En français et pour Mac, je conseille cet excellent billet de #FF00AA : www.ff00aa.com/fr/space/2... ...

vdemeester le 23/07/2006 :

Hum.. Le dernier point : faut pas :p En tout cas pas toi ^^

leo le 23/07/2006 :

Salut. Je plussoie a 100% !!!
Actuellement, j'ai un probleme de connexion, j'arrive a me connecter que tot le matin, et ça coupe frequement, du coup, j'ai testé la vie sans net (eh oui ça existe !!!)
J'ai pu remarqué qu'en lisant mes rss en mod offline, qu'on a pas toujours besoin de cliquer, j'ai pu remarqué que IM bouffe beaucoup de temps,que juste le fait de voir qui est connecté, qui mets quoi comme photo, qui mets quoi comme phrase perso, sans parler des conversations genre : "ah oué" , "lol" , "ah je vois" xD. J'ai remarqué que consulter le mail tot le matin, nous evite ces allers retours chaque 2h, on laisse le courriel s'accumuler :) J'ai pu remarqué que j'ai des pdfs interessant, et beaucoup desinteressant. Sans parler du fait que j'ai remarqué que j'ai plein de petits tics inutiles , plein de petites habitudes qui font de moi un accro au net :)
Enfin, a part la facture qui s'accumule, mon argent que mon fai me vole, sans avoir ni connexion, ni le debit du, c'est pas si mal que ça ces petites coupures du net, au moins, elles nous permettent d'apprehender la vie sous un nouveau angle.
Pour revenir au billet, je dirais que le fait d'utiliser des formats numeriques pour organiser son temps, a moins d'avoir un logiciel adequat, risque de nous faire perdre beaucoup de temps. Un tel soft doit permettre un access instantané par simple clic, ou deux (pas plus), a la ou on veux vraiment etre, j'utilise "Zim" comme wiki, mais je pense que ça prend enormement de temps pour aller la ou on va, la solution du web 2.0 necessite une connexion (^^), enfin, c'est pas gagné d'avance.
Finallement, je remercie david pour ses billets pertinants, que ça soit en matiere d'informatique ou autre chose, ça m'aide a confirmer mes remarques, par exemple, en se reveillant tot, on a moins du monde connectés pour chatter, donc on produit plus. On a est moins disponible pour regarder des films/mangas, donc on perd moins de temps. Encore merci, cordialement.

gml le 23/07/2006 :

Oh oh oh, on parle de moi :)

Bon maintenant j'ai la pression, je me dois de faire un truc bien alors à ce que j'ai compris.

Ce sera bien, alors, mais ça (les fontions) viendra progressivement.. Heu d'ailleurs, si ça te dit de prendre un peu de ton temps, je vais p-e faire un questionnaire/appel_d_avis.. T'en pense quoi ?

Et merci pour l'article, ça remet en tête tout ce qu'il faut, et j'ai découvert quelques liens très utiles.

David, biologeek le 24/07/2006 :

@gml :

> T'en pense quoi ?

Très bonne idée, j'ai beaucoup de suggestions :)

darkagonik le 25/07/2006 :

Il existe le petit programme "todo list" (paquet : gtodo) qui est pas mal.
Mais c'est assez minimaliste comme programme et je ne sais pas vraiment si ça convient pour la méthode GTD...

Ln le 26/07/2006 :

> par contre ajouter 10 onglets pour chaque site visité quand on en a déjà une centaine d'ouverts c'est le meilleur moyen de perdre son temps exponentiellement

Ben oui, mais rien que cet article m'a fait ouvrir 15 liens ! ;-)

Bravo pour ton blog que je lis régulièrement et dans lequel j'apprends plein de choses. Ma prochaine résolution ? Passer l'ordi de mon mari sur Ubuntu (oui, pas le mien, pour si je casse tout ;-)

David, biologeek le 26/07/2006 :

@darkagonik : oui j'ai utilisé un temps gtodo mais il est assez frus^W^gnomiste ;-)

@Ln : Argh, c'est vrai mais bon ces liens font perdre du temps pour en gagner ensuite ;). Merci pour les compliments et bon courage pour la suite.


bernard le 26/07/2006 :

Parfait, c'est clair...ça bouge en GTD avec la langue française.
Pour faire dans la technologie froide :j'utilise PocketMod + HuitEnUn...
Le résultat donne :
perso.orange.fr/huitenun/...
ou
c'est du tout frais :
perso.orange.fr/huitenun/...
Sinon pour de la technologie chaude : j'utilise FireFox 1.5 et l'extension géniale Scrapbook; les raccourcis ctrl+maj+k, alt K sont du pain "béni".

Patrice le 08/09/2006 :

Voici deux ressources de plus :

- le yahoo groupes GTDfr
- la carte heuristique de GTD en français pour Freemind

que vous trouverez toutes deux à partir de cette page : legoux.org/article181.htm...

Bon usage !

Axel R. le 09/11/2006 :

Le problème des IM, c'est qu'en étant connecté, les gens se sentent obligé de vous dire bonjour et arrivent même à vous "engueuler" quand vous répondez pas...

Les IM devraient être comme le téléphone... ce n'est pas parce que mon portable n'est pas éteint qu'on doit forcément m'appeller...

Régulièrement, je me connecte sur mes IM pour dire quelque chose à quelqu'un (plus rapide et plus efficace que le mail car on voit si la personne a compris ou non)... et y'a 5 personnes qui viennent dire bonjour, demander des nouvelles et savoir si on vient à Noël et si on a une idée de cadeau (c'est chiant d'avoir la famille éloigné pour ça, ils arrêtent pas d'abuser d'internet, alors que quand on vivait sous le même toit, on ne s'adressait pas autant la parole :) ...)

Bon, j'arrête mon commentaire ici, j'ai encore 15 onglets ouverts à consulter à cause de ce blog :)

Axel

nicedexter le 13/02/2008 :

merci pour cet article très inspirant et pleins de ressources.

Une de plus: www.todoist.com un gestionnaire simple et rapide, qui vous avertit via twitter (et donc sms).

Mais au vu de l'edit du 3/08, je ne sais pas si je ne vais pas tout passer dans freemind...

Hélène le 21/02/2008 :

Bonne nouvelle !

Le fameux livre de David Allen "Getting Things Done" est enfin traduit en français. Il paraît le 10 mars aux Editions Leduc.s sous le titre : S'Organiser Pour Réussir (Préface de Philippe Bloch)

www.leduc-s.com

Franck le 28/02/2008 :

A noter aussi dans les outils (en parcourant rapidement je ne l'ai pas aperçu ici) thinkingRock complètement calqué sur la méthode GTD d'Allen.
www.thinkingrock.com.au/
C'est du java donc Mac OSX et PC

HTH

wikimobile le 17/03/2008 :

A noter aussi, un outil directement utilisable sur son mobile:wikimobile sur gtdwikimobile.doodlekit.c... qui permet de gérer ses taches par date, projet, contexte ou délégation en utilisant les ressources multimédia du téléphone (contact, notes vocales, photo, son).

Olivier Roland le 03/11/2008 :

Merci pour toutes ces ressources !
Je viens d'écrire la chronique de GTD sur mon blog ( http://www.des-livres-pour-changer-de-vie.fr/getting-things-done-s-organiser-pour-reussir/ ) et je suis à la recherche de bons outils pour m'aider à la mettre en place.
Cet article va m'y aider ;)

DomDom le 21/01/2009 :

Bon post. Très instructif !

Jupiter le 14/02/2009 :

Merci pour l'article. GTD est vraiment une méthode extraordinaire fondée sur beaucoup de bon sens. J'ai mis un peu plus d'un an à me l'approprier mais maintenant les efforts réalisés commencent à payer.

Je suggere au beginners de GTD de commencer sur papier pendant au moins 3 à 6 mois car même si c'est un peu lourd cela à au moins l'avantage de découvrir plus rapidement l'outil GTD et surtout la façon de l'adapter pour sois.

Pour ceux qui veulent vraiment un outil informatique Il existe un autre outil en ligne gratuit et très bien qui s'appelle TOODLEDO http://www.toodledo.com. J'ai travaillé dessus plusieurs mois il est trés éfficace et donne une bonne vision de GTD.

Je suis maintenant sous Omnifocus sous Macintosh car j'ai réussi à mieux adapter l'outil à mes besoin.

http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/

Mais attention l'outil sous son apparente simplicité est redoutablement puissant. Il necessite une bonne connaissance pour l'adapter car c'est un peu un gros légo donc pour le construire il faut bien connaitre GTD sinon c'est la galère...

iZen le 19/02/2009 :

Bonjour,
Une autre solution que je viens de mettre en place et qui marche bien pour la GTD : le service "Remember the Milk". Ce site web permet de gérer sa liste de tasks en ligne et de les synchroniser automatiquement avec l'ensemble de ses systèmes. Pour ma part j'ai mon google calendar, thunderbird (avec lightning) et mon iPhone qui sont automatiquement synchronisés et tiennent en permanence ma task list à jour !

Sophie le 20/07/2009 :

LA méthode GTD, la seule, l'unique. Je l'ai adaptée à mes méthodes de travail, et je l'utilise depuis des années avec succès.
Sachez qu'il existe un site (http://www.gtdagenda.com) qui permet de gérer en 'numérique' cette méthode très 'papier'.
J'ai abandonné GTDAgenda.com lorsque j'ai découvert TaskFreak, un peu moins puissant, qui permet de gérer des taches au sein de projets de la même manière tout en étant hébergé sur mon serveur... Parano, moi ? Meuuuh non :)

cifo le 29/07/2009 :

bonjour david, je suis fan de vous: ) vous êtes vraiment très doué. bonne continuation et merci pour les conseils...

Olivier le 31/07/2009 :

Bonjour,

Je viens de mettre à disposition un classeur Excel basé sur la GTD sur mon site.
N'hésitez pas à l'essayer: http://blog.development-shift.com/2009/07/getting-things-done-gtd-on-excel/

A bientôt

Olivier

Vincent le 24/05/2010 :

La vraie question: Que fait-on du temps gagné?

créateur de sites web le 29/04/2011 :

Le principal problème lorsqu'on a un nombre important de taches à réaliser, c'est de savoir par ou commencer. Faire immédiatement une tache qui dure moins de 2 mn (je l'ai étendu à 5 dans mon cas, je suis un model lent au démarrage ) fonctionne bien et permet de se focaliser ensuite sur les taches plus complexes ou plus longues. j'utilise plutot le papier, mais j'ai bien envie de tester GTagenda pour voir.